Versión Final IEEE
Esta página web contiene instrucciones para los autores de artículos aceptados en la conferencia internacional (SCCC), en el congreso TICXED y en el Worshop de RE y Videojuegos (Wshop Vj) sobre cómo preparar y enviar la versión final de sus manuscritos para su publicación en IEEExplore. Para que los artículos sean publicados, deben ser presentados durante la conferencia y seguir el formato solicitado por la IEEE para la publicación en su portal IEEE Xplore.
Es importante seguir los pasos especificados a continuación (ver detalle de cada uno en las siguientes secciones abajo):
- Paso 1: Hacer mejoras a su artículo de acuerdo a las recomendaciones de los revisores.
- Paso 2: Formatear la versión final de su artículo de acuerdo al estilo IEEE.
- Paso 3: Generar un archivo PDF compatible para su artículo utilizando el servicio PDF eXpress.
- Paso 4: Completar y firmar el Copyright
- Paso 5: Enviar la versión final de su artículo.
- Paso 6: Registrarse en la conferencia.
Es obligatorio cumplir con todos estos puntos y enviar la versión final hasta el 28 de Septiembre del 2025 para publicar su artículo en IEEE Xplore. El registro debe realizarse en la fecha indicada.
Cada uno de estos puntos se explica detalladamente a continuación.
Paso 2 – Formatear la versión final de su artículo de acuerdo al estilo IEEE:
Las instrucciones de formateo provistas en esta sección DEBEN ser seguidas estrictamente para que su artículo sea incluido en los proceedings a publicar en IEEExplore.
El formato de referencia para la versión final de los artículos es el estándar del IEEE (Manuscript Templates for Conference Proceedings). Asegúrese de revisar y corregir el formato del documento de acuerdo con esta plantilla.
- Presentar los artículos sobre dos columnas, interlineado simple, con tamaño carta (8.5″ x 11″).
- El título de las figuras debe estar centrado por debajo de las mismas.
- El título de las tablas debe estar centrado por encima de las mismas.
- Utilizar el estilo de IEEE para las referencias bibliográficas.
- La extensión máxima del artículo es de 8 páginas para full-papers y 4 para Short/WIP papers.
- Verificar que las figuras y las tablas posean una alta resolución y que el texto de las mismas pueda ser leído con facilidad. Los artículos cuyas figuras o tablas posean una baja resolución podrían ser rechazados por IEEExplore.
- No colocar número de página a su manuscrito.
- No aplique configuraciones de seguridad a su archivo PDF.
- Se aceptan solamente archivos PDF (preferentemente generados por el servicio PDF eXpress de IEEE).
- Copyright Notice: el aviso de derechos de autor (ISBN + año + precio + IEEE) que va en los papers publicados IEEE al pie de la primera página, será agregado por la Secretaría de la Conferencia. En el formulario de registro se le pedirá seleccionar el tipo de nota de copyright que corresponda a su paper.
Los artículos deben tener UN SOLO título (en inglés), UN SOLO resumen (en inglés), y UNA SOLA lista de palabras claves (en inglés). Eso es, si su artículo está escrito en castellano o en portugués, el título, el resumen, y la lista de palabras claves deben estar en inglés. No ponga un segundo título (en español o en portugués), o un segundo resumen (en español o en portugués), o una segunda lista de palabras claves (en español o en portugués).
Otros problemas comunes encontrados en envíos pasados tienen que ver con el formato adecuado del título, los autores, las afiliaciones y el resumen. Note por favor:
- Utilice mayúsculas en el título del artículo (palabras principales con la primera letra en mayúscula y las palabras menores en minúscula).
- Los nombres de los autores no deben estar numerados; no incluya ninguna secuencia numerada al especificar los autores del artículo.
- Los autores con diferentes afiliaciones no deben agruparse en la misma columna, deben incluirse por separado en diferentes columnas. Las afiliaciones deben incluir el nombre de la organización, ciudad, país, dirección de correo electrónico u ORCID.
- Las afiliaciones deben incluir el nombre de la organización, ciudad, país, dirección de correo electrónico u ORCID.
- En el resumen, escribir: Abstract– “resumen en inglés” (sólo párrafos, no use subdivisiones con título).
- En las palabras clave, escribir: Index Terms– “palabras clave en inglés”.
Paso 3 – Generar un archivo PDF compatible para su artículo:
La versión final de los artículos debe ser enviada como archivo PDF compatible con IEEE Xplore. Aún cuando Usted pueda generar un archivo PDF compatible con IEEE Xplore con otros medios, debe utilizar el servicio PDF eXpress de IEEE para verificar la compatibilidad. PDF eXpress es un servicio gratis para las conferencias del IEEE, permitiendo a los autores generar archivos PDF compatibles con IEEE Xplore (función de conversión) o verificar que los archivos PDF que hayan generado los autores sean compatibles con IEEE Xplore (función de verificación).
Instrucciones para utilizar PDF eXpress:
Si Usted ya posee una cuenta con PDF eXpress, acceda la página web de PDF eXpress entrando a IEEE PDF eXpress (https://ieee-pdf-express.org/account/login?) y utilizando 67219X como identificador de conferencia (conference ID).
Si Usted aún no posee cuenta en PDF eXpress, puede crear una con los siguientes pasos:
1. Ir a la página web de PDF eXpress.
2. Haga click en el enlace: “Create account”
3. Entre 67219X en el campo “Conference ID”
4. Entre su dirección de correo electrónico y confírmela
5. Escoja una clave (Choose a Password)
6. Haga click en el botón “Submit” para continuar y entre la información adicional que requiere el sistema (Usted recibirá un email confirmando la creación exitosa de su cuenta)
Ahora que Usted posee una cuenta en PDF eXpress, para cada artículo a generar haga lo siguiente:
1. Entre al DashBoard y haga click en el botón “Create New Title”
2. Entre un texto que identifique su artículo (use el Id de easychair o título de su artículo)
3. PDF eXpress le mostrará una pequeña tabla con información resumida sobre el archivo cargado. Para convertir o aprobar su artículo revise los íconos del lado derecho. El primero convierte desde word o latex a pdf. El segundo ícono permite validar un pdf. Por ejemplo, si Ud. tiene un archivo DOC o DOCX con su artículo, necesita la función de conversión (primer ícono) pero si tiene un archivo PDF sólo requiere la función de verificación (segundo ícono)
4. Usted recibirá un email con el archivo verificado (función de verificación) o con el archivo PDF resultado de la conversión (función de conversión). Si utilizó la función de verificación, el email le especificará si su archivo PDF pasó o reprobó la verificación de compatibilidad con IEEE Xplore. En el caso de verificar un pdf, también podrá ver el estado de su revisión, el cual debe indicar “Approved” para que esté correcto.
Paso 4 – Complete y firme el Copyright
El autor responsable de cada artículo aceptado debe completar el formulario de copyright a más tardar el 28 de Septiembre del 2025 para que su artículo sea indexado por IEEE Xplore. En esta oportunidad se utilizará el sistema electrónico (IEEE Electronic Copyright Form – eCF). Al llenar el formulario, es importante revisar que el titulo y autores del artículo coincidan con el manuscrito final. De lo contrario el trabajo podría ser rechazado una vez enviado a IEEExplore.
- Debe entrar a la plataforma de Easychair de la conferencia, pero esta vez entrando bajo el rol de “proceedings author (JCC Proceedings)“.
- Luego debe pinchar el boton rojo Sign Copyright Agreement como muestra la figura.
- Es muy importante que el título del artículo sea el mismo tanto en el copyright agreement, en el pdf del artículo mismo, y en la información del sistema (Paper Information)
- Será redirigido al sitio ecopyright.ieee.org, con el título IEEE Publiction Agreement como muestra la figura de abajo.
- Siga los 5 pasos dentro del sitio y revise la información de su artículo, título y autores, asegurando que sean idénticos al artículo en pdf.
- Al llegar al paso 4 deberá ingresar su nombre a modo de firma.
- En el paso 5 y final, recibirá un email de confirmación con una copia del copyright form completado.
Paso 5 – Enviar la versión final de su artículo
La versión final de su artículo debe ser entregada hasta el 28 de Septiembre del 2025 para su inclusión en el programa técnico de la conferencia (memorias del JCC). Para ello debe:
- entrar al sistema de Easychair de la conferencia, pero esta vez entrando bajo el rol de “proceedings author (JCC Proceedings)” de forma similar al paso anterior.
- luego en la esquina superior derecha marque la opción “Upload new version” y suba el artículo en pdf validado ya en el paso 3.
Antes de proceder a subir la versión final de su artículo, chequee que Usted no añadió números de página, y que sus figuras y tablas tengan una alta resolución. Además, verifique que Usted usó el estilo del IEEE para las referencias bibliográficas y que el formato del artículo sea carta (8.5″ x 11″). Los artículos aceptados en los tracks de las JCC deben tener un único título, un único abstract, y una única lista de palabras claves (Index Terms), los tres únicamente en inglés.
También verifique haber formateado la versión final de su artículo en un archivo PDF compatible con IEEE Xplore. Por esta razón, debe utilizar PDF eXpress para generar o verificar el archivo PDF de su artículo (ver Paso 3). IEEE Xplore se reserva el derecho de no publicar artículos no compatibles o que no sigan el formato.
Es importante recordar que uno de los autores debe presentar el artículo en la conferencia, de lo contrario el artículo será publicado únicamente en las memorias de JCC y no en IEEEXplore.
Paso 6 – Registrarse en la conferencia
Todo artículo debe tener asociado un registro que cubra su publicación en los proceedings. Para el proceso de inscripción, visite la sección de Registro en la página web de la Conferencia https://jcc2025.pucv.cl/index.php/registro/.
El formulario de registro (Google Form) identifica por correo electrónico de tipo gmail. Esto permite realizar modificaciones despues de haberlo enviado. También envía un correo de notificación con las opciones marcadas como respaldo, las cuales pueden ser luego modificadas.
Es importante que los autores de artículos aceptados se registren hasta el 28 de Septiembre. El método de pago y comprobante asociado no son obligatorios al momento del registro.
Pero cualquier pago a realizar posterior al registro debe ser informado en los comentarios del formulario de registro o al correo de la conferencia: clei2025cl@gmail.com